Beleidsplan Stichting Ús Doarpshûs Gaastmeer
ALGEMENE GEGEVENS
Stichting Ús Doarsphûs (KvK 41000208),
Email: contact@dorpshuisgaastmeer.nl
Postadres: Munkedyk 40 8611 JR GAASTMEER
INLEIDING
Dit beleidsplan geeft weer hoe het dorpshuis Stichting Ús Doarpshûs is georganiseerd.
Het plan kan door het bestuur altijd worden bijgesteld als hier aanleiding voor is.
Samen met het gebruikersreglement, biedt dit voor de verenigingen van Gaastmeer, inwoners en overige betrokkenen de informatie over beheer en gebruik van het dorpshuis.
BESTUUR
In het bestuur worden alle aspecten van het beheer van het dorpshuis gevolgd door de diverse bestuursleden. Bestuursleden en functies:
| Voorzitter
|
vertegenwoordigt de stichting en geeft leiding aan het bestuur
|
| Secretaris | verzorgt notulen bijeenkomsten en in- en uitgaande post en algemene communicatie
|
| Penningmeester | verzorgt de boekhouding en stelt de begroting op
|
| Bestuurslid beheer
|
B eheert de dorpshuisagenda, coördineert de beheerwerkzaamheden en stuurt de vrijwilligers aan
|
| Bestuurslid techniek
|
zorgt voor technische zaken en onderhoud
|
UITGANGSPUNTEN BEHEER
Het dorpshuis is eigendom van de Stichting Ús Doarpshûs. Het totale beheer van de zorg- en maatschappelijke ruimtes als faciliteit wordt gedaan onder regie en verantwoordelijkheid van het bestuur van Stichting Ús Doarpshûs. Het bestuur van Stichting Ús Doarpshûs richt zich primair op het beheren, onderhouden en exploiteren van het gebouw zodat het een belangrijke functie en centrale rol in het dorp kan vervullen. De activiteiten worden uitgevoerd door de gebruikers en incidenteel door het bestuur van Stichting Ús Doarpshûs. Uitgangspunten zijn als volgt;
- De exploitatie van het dorpshuis is duurzaam gefinancierd en financieel gezond, met een reservebuffer voor meerjarig onderhoud en vervanging naar de toekomst.
- Er wordt gestreefd naar een energie neutrale exploitatie.
- Het is wenselijk dat de ruimtes optimaal gebruikt worden en er een ruim aanbod van activiteiten is, aansluitend bij de missie en visie.
- De activiteiten die plaatsvinden zijn vooral gericht op de terreinen zorg, welzijn en cultuur.
- De stichting heeft geen winstoogmerk. Statutair is geregeld dat de stichting bij liquidatie het liquidatiesaldo moet uitkeren aan een bestemming wat geheel of nagenoeg een ANBI is met een soortgelijk doel als de vereniging dorpsbelangen Gaastmeer, met besteding in het dorp Gaastmeer.
- Het bestuur is ontlast van dagelijks beheer, stabiel, voldoende bezet en richt zich op netwerken, faciliteren en initiëren.
- Het dorpshuis werkt goed samen met verenigingen, organisaties, buurtinitiatieven en professionele maatschappelijke organisaties.
| De missie en visie
Stichting ús Doarpshûs draagt bij aan een goed functionerend dorpsleven, zet zich in voor het versterken van de sociale cohesie in Gaastmeer en voor de verbinding met sociale partners, daarbij biedt de stichting alle dorpsbewoners een aantrekkelijke, laagdrempelige en toekomstbestendige ontmoetingsplek. Ús Doarpshûs vormt de spil in het verbinden van (groepen) dorpsbewoners en gasten. Uitgangspunten om dit te realiseren: Faciliteren: Het dorpshuis biedt aan alle bewoners van Gaastmeer een duurzame en gezellige ruimte voor een inspirerend en gevarieerd activiteitenaanbod met sociale inloop, bijeenkomsten, cursussen en andere activiteiten. Het dorpshuis brengt bewonersinitiatieven en initiatieven van verschillende commissies en organisaties in Gaastmeer bij elkaar en organiseert overkoepelende activiteiten op het gebied van cultuur, ontspanning en gezondheid. Verbinden: Het dorpshuis beschikt over een netwerk van sociale partners en actieve buurtgenoten vanuit verschillende achtergronden en kwaliteiten voor het organiseren en uitvoeren van activiteiten. Verhuren: Het dorpshuis biedt de mogelijkheid aan verenigingen en organisaties om ruimtes te huren, waardoor leden en anderen elkaar kunnen ontmoeten. Ook voor verjaardagen, familiefeesten en begrafenissen beschikt het dorpshuis over geschikte ruimte. Verenigingen, organisaties en personen buiten Gaastmeer kunnen ruimtes in het dorpshuis huren wanneer dit niet ten koste gaat van andere activiteiten. Daarnaast biedt het dorpshuis onderdak aan de dorpswinkel. Financieel gezond. De exploitatie wordt mogelijk gemaakt door verhuuropbrengsten, baromzet en gemeentelijke subsidies. Het streven is om de consumptieprijzen op een gebruiksvriendelijk niveau te houden. |
BESCHRIJVING TAAKSTELLING
Exploitatie
De beheerfunctie is op vrijwilligers basis en kan door meerdere personen worden uitgevoerd. De aansturing vindt vanuit het bestuur plaats door de verantwoordelijk bestuurder beheer.
Deze bestuurder heeft binnen de volgende onderdelen verschillende taken:
Agendabeheer
- Is contactpersoon naar gebruikers.
- Maakt afspraken met verenigingen en werkgroepen/commissies.
- Neemt activiteiten buiten het reguliere gebruik aan. (begrafenissen, feestjes, vergaderingen, cursussen).
- Houdt de agenda bij op de website.
Organisatie rondom activiteiten
Roept voor de niet reguliere activiteiten vrijwilligers op. Informeert en instrueert deze vrijwilligers.
(De verenigingen en de werkgroepen/commissies zijn verantwoordelijk voor hun eigen activiteiten.)
Voorraadbeheer
De voorraad van het dorpshuis op peil houden met behulp van het kassasysteem. Voor de extra activiteiten moet er op maat besteld worden.
Schoonmaak
Coördineren van schoonmaakwerkzaamheden en was. Het aansturen van de schoonmaakhulp.
Financiën
Voor de niet reguliere activiteiten de gegevens voor de facturatie aanleveren bij de penningmeester. De facturen van de inkoop controleren.
Sleutelplan
Het maken en bijhouden van een sleutelplan.
Onderhoud/ technisch beheer
De bestuurder inzake onderhoud en technisch beheer is verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van een meerjarig onderhoudsplan (MJOP).
Dit MJOP wordt door het bestuur vastgesteld en goed gekeurd.
Werkzaamheden die hierin nodig zijn, kunnen zowel door vrijwilligers worden uitgevoerd dan wel worden uitbesteed aan derden. Dit ter beoordeling van het bestuur.
BESTUURSVERGADERING
De vergadering van het bestuur wordt in de regel 1 x per maand gehouden of zoveel vaker als wenselijk is. In de bestuursvergadering brengt ieder bestuurslid verslag uit van de voortgang in de betreffende functieportefeuille. Verder worden in de bestuursvergaderingen de vaste agendapunten, de voortgang van de resultatenbegroting en evt. bijzonderheden besproken.
ONKOSTENVERGOEDING
Voor bestuursleden van Stichting Ús Doarpshûs geldt geen vaste onkostenvergoeding. Leden van het bestuur kunnen een vergoeding krijgen voor werkelijk gemaakte kosten t.b.v. het werk dat zij verrichten voor Stichting Ús Doarpshûs. Deze onkosten kunnen eens per kwartaal worden gedeclareerd. Hiertoe moet een overzicht met bonnen ingeleverd worden bij de penningmeester.
WERKGROEPEN/COMMISSIES
Het bestuur kan werkgroepen en commissies instellen. Vrijwilligers die graag iets voor de organisatie doen, maar geen bestuurslid willen worden, kunnen plaatsnemen in een commissie of werkgroep.
Jaarlijks, ten minste voor 30 september, leggen werkgroepen en commissies een activiteitenplan en begroting voor aan het bestuur ter goedkeuring.
Er is een werkgroep (Kwyk) actief met een eigen doelstelling in het ouderenwelzijn.
GEBRUIKERSOVERLEG
De verenigingen/organisaties die structureel gebruik maken van het dorpshuis worden uitgenodigd voor het gebruikersoverleg. Dit overleg vindt minimaal 1 keer per jaar plaats. Op deze bijeenkomst brengt het bestuur verslag uit van de voortgang van het dorpshuis volgens een vaste agenda. Deelnemers aan dit overleg kunnen hun wensen en ideeën uiten richting het bestuur.
DE VRIJWILLIGERS
Rond het dorpshuis is een aantal vrijwilligers actief op basis van verschillende hoedanigheden. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt in de volgende soorten vrijwilligers:
- Dorpshuis vrijwilligers verbonden aan het dorpshuis. Hiervoor ligt de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij het bestuur van het dorpshuis. Het betreft vrijwilligers voor onderhoud, bediening en schoonmaak.
- Verenigingsvrijwilligers verbonden aan een vereniging uit het dorp die ruimte van het dorpshuis gebruikt. Hiervoor heeft het bestuur van de betreffende vereniging de verantwoordelijkheid.
- De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.
Uitgangspunten met betrekking tot de vrijwilligers, ongeacht onder welke aansturing de betreffende vrijwilligers vallen: - De barvrijwilligers zijn de enigen die achter de bar mogen vertoeven
- De barvrijwilligers zijn met naam en toenaam bekend bij de beheerder, die de vrijwilligers coördineert.
- Alle barvrijwilligers beschikken over het certificaat “verantwoord alcoholgebruik””
- Alle barvrijwilligers zijn geïnstrueerd over het gebruik van de apparatuur, de huisregels en de overige afspraken rond het dorpshuis.
- Een barvrijwilliger in functie drinkt geen alcohol.
Het bestuur van het dorpshuis kan iemand de functie van barvrijwilliger ontnemen bij het niet nakomen van de afspraken.
VRIJWILLIGERSVERGOEDING
Stichting Dorpshuis Gaastmeer kan gebruik maken van een of enkele vaste vrijwilligers voor beheerwerkzaamheden zoals schoonmaak en bediening als deze werkzaamheden structureel zijn en er sprake is van onvoldoende menskracht. Hiervoor bestaan maximale vergoedingen die vrijwilligers belastingvrij mogen ontvangen en waar incidenteel gebruik van gemaakt kan worden, pas na goedkeuring van het bestuur.
De penningmeester houdt, als dat van toepassing is, een overzicht bij van de vrijwilligers en het aantal uren dat zij hebben gewerkt.
Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn A.A. verzekerd via de gemeente SWF.
VOORZIENINGEN (zie ook verhuur)
Het dorpshuis heeft verschillende ruimtes ter beschikking voor vergaderingen, activiteiten voor ouderen en jongeren, presentaties en feesten. Bovendien beschikt het dorpshuis over voldoende gratis parkeergelegenheid en zijn beneden alle ruimtes toegankelijk voor minder validen. Naast het verhuren van de ruimtes biedt het dorpshuis de verhuur van de volgende faciliteiten aan; beamer en muziekinstallatie.
Verder beschikt het dorpshuis over een gezellige bar en een goed uitgeruste keuken.
Buiten bevindt zich een kleine veranda, jeu de boules baan en bewegingstoestellen.
Aangrenzend is een grasveldje met doelen en een speeltoestel.